Decreto-Lei n.º 16/93 - Regime geral dos arquivos e do património arquivístico

Act Number16/93
CourtPresidência do Conselho de Ministros
ELIhttps://data.dre.pt/eli/dec-lei/16/1993/01/23/p/dre/pt/html
Official gazette publicationDiário da República n.º 19/1993, Série I-A de 1993-01-23

Decreto-Lei n.º 16/93

de 23 de Janeiro

A definição da política arquivística nacional passa pela aprovação de um diploma que constitua a sua base legal.

O objectivo do regime geral dos arquivos e do património arquivístico é o de disciplinar normativamente a garantia da sua valorização, inventariação e preservação, como bens fundamentais que corporizam a cultura portuguesa. Visa-se, com a sua aprovação, definir os princípios que devem presidir à sua organização, inventariação, classificação e conservação, ou seja, às operações que permitem a guarda, o acesso e o uso desse património, sem as quais permaneceria inútil, bem como a punição de actos de destruição, alienação, exportação ou ocultação, tendo em vista a sua defesa.

O presente diploma constituirá, por isso, a pedra basilar de uma política arquivística nacional coordenada.

A sua aprovação, neste momento, em que a supressão de fronteiras no espaço comunitário vai tornar livre a circulação de bens, mais se justifica, pelos mecanismos que cria para a defesa do património arquivístico português.

Assim:

No uso da autorização legislativa concedida pela Lei n.º 18/92, de 6 de Agosto, e nos termos das alíneas a) e b) do n.º 1 do artigo 201.º da Constituição, o Governo decreta o seguinte:

Título I Âmbito de aplicação e princípios Artigos 1 a 3
Artigo 1º Âmbito de aplicação
  1. - O presente diploma define o regime geral dos arquivos e do património arquivístico.

  2. - (Eliminado).

Artigo 2º Princípio geral
  1. - É direito e dever de todos os cidadãos, do Estado e das demais entidades públicas e privadas preservar, defender e valorizar o património arquivístico.

  2. - Compete ao Estado promover a inventariação do património arquivístico e apoiar a organização dos arquivos, qualquer que seja a sua natureza, bem como garantir, facilitar e promover o acesso à documentação detida por entidades públicas.

Artigo 3º Atribuições do Estado

Nos termos do princípio geral enunciado no artigo anterior, cabe especialmente ao Estado:

  1. Garantir a qualidade das instalações destinadas aos arquivos;

  2. Garantir a conservação, o restauro e a valorização da documentação;

  3. Programar e regulamentar a avaliação, a selecção e a eliminação da documentação;

  4. Promover uma correcta aplicação das normas de organização documental, nomeadamente quanto à classificação e à ordenação;

  5. Garantir, facilitar e promover o acesso à documentação, nomeadamente através de instrumentos de descrição normalizados;

  6. Definir as condições gerais e especiais da comunicação dos documentos;

  7. Promover a coordenação entre os arquivos;

  8. Promover a cooperação internacional no domínio arquivístico;

  9. Promover a formação profissional de técnicos de arquivo;

  10. Fomentar a investigação em arquivística.

Título II Arquivos e património arquivístico protegido Artigos 4 a 6
Artigo 4º Arquivo
  1. - Arquivo é um conjunto de documentos, qualquer que seja a sua data ou suporte material, reunidos no exercício da sua actividade por uma entidade, pública ou privada, e conservados, respeitando a organização original, tendo em vista objectivos de gestão administrativa, de prova ou de informação, ao serviço das entidades que os detêm, dos investigadores e dos cidadãos em geral.

  2. - Arquivo é, também, uma instituição cultural ou unidade administrativa onde se recolhe, conserva, trata e difunde a documentação arquivística.

  3. - Os conjuntos documentais passam por três fases:

  1. A de arquivo corrente, em que os documentos são necessários, prioritariamente, à actividade do organismo que os produziu ou recebeu;

  2. A de arquivo intermédio, em que os documentos, tendo deixado de ser de utilização corrente, são, todavia, utilizados, ocasionalmente, em virtude do seu interesse administrativo;

  3. A de arquivo definitivo ou histórico, em que os documentos, tendo, em geral, perdido utilidade administrativa, são considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação.

Artigo 5º Fundo ou núcleo, colecção e documento de arquivo

Entende-se por fundo ou núcleo, colecção e documento de arquivo, respectivamente:

  1. Fundo ou núcleo - o conjunto de documentos de uma única proveniência;

  2. Colecção - o conjunto de documentos, constituído por um coleccionador responsável pelo critério que os une e relaciona;

  3. Documento de arquivo - o testemunho, qualquer que seja a sua data, forma ou suporte material que, integrando um fundo ou colecção, contém uma informação e é produzido ou recebido por uma entidade pública ou privada no exercício da sua actividade.

Artigo 6º Património arquivístico protegido

Os documentos dos arquivos públicos e os restantes arquivos e documentos classificados ou em vias de classificação, qualquer que seja a sua natureza, proveniência e titularidade, constituem o património arquivístico protegido.

Título III Gestão nacional dos arquivos Artigos 7 a 20
Capítulo I Gestão Artigos 7 a 12
Artigo 7º Objectivo

A gestão nacional dos arquivos consiste na definição dos princípios e regras a que devem obedecer a recolha, o tratamento, a classificação, a conservação e a valorização do património arquivístico.

Artigo 8º Órgão de gestão

Os Arquivos Nacionais/Torre do Tombo são o órgão de gestão nacional dos arquivos, doravante designado por órgão de gestão, cabendo-lhes a execução da política arquivística nacional, nos termos definidos pela lei.

Artigo 9º Categorias de arquivos
  1. - Os arquivos classificam-se sempre:

    1. Quanto ao seu âmbito territorial, em:

      Arquivo nacional, quando reúne predominantemente a documentação proveniente de órgãos da administração central ou de instituições de âmbito nacional;

      Arquivo regional, quando reúne predominantemente a documentação relativa a uma área superior ao âmbito municipal e inferior ao âmbito nacional;

      Arquivo municipal, quando reúne predominantemente a documentação relativa a um município ou proveniente de organismos administrativos do mesmo âmbito;

    2. (Revogada).

  2. - Os arquivos referidos no número anterior podem ainda ser classificados em função da origem, tema ou suporte da documentação que reúnem.

Artigo 10º Arquivo definitivo público
  1. - A competência para a criação de um arquivo definitivo público, nacional ou regional, cabe ao Governo, ouvido o órgão de gestão.

  2. - A criação de um arquivo definitivo público de âmbito municipal cabe às autarquias locais, ouvido o órgão de gestão.

Artigo 11º Arquivo intermédio público

O órgão de gestão ou qualquer entidade pública, ouvido aquele, podem criar arquivos intermédios, destinados à solução de problemas de arrumação ou preparação de espólios.

Artigo 12º Relação dos arquivos privados com o órgão de gestão

Os arquivos privados classificados estão sujeitos à disciplina técnica e às regras arquivísticas nacionais.

Capítulo II Gestão de documentos Artigos 13 a 16
Artigo 13º Noção

Entende-se por gestão de documentos o conjunto de operações e procedimentos técnicos que visam a racionalização e a eficácia na criação, organização, utilização, conservação, avaliação, selecção e eliminação de documentos, nas fases de arquivo corrente e intermédio, e na remessa para arquivo definitivo.

Artigo 14º Sistemas de gestão de documentos

Compete aos serviços de origem, de acordo com a política adoptada, a implantação de sistemas de gestão de documentos, garantindo-lhes e provendo-os de instrumentos, recursos e infra-estruturas de apoio ao funcionamento dos referidos sistemas.

Artigo 15º Promoção de sistemas de gestão de documentos
  1. - O órgão de gestão incentiva e apoia, do ponto de vista técnico, a implantação de sistemas de gestão de documentos, promovendo normas relativas à sua avaliação, selecção e eliminação.

  2. - Os critérios de avaliação e de selecção, bem como os prazos de conservação e a forma de eliminação de documentos, são definidos por decreto regulamentar.

Artigo 16º Incorporações

As incorporações a efectuar nos arquivos definitivos públicos e nos particulares classificados são definidas por decreto regulamentar.

Capítulo III Comunicação e conservação Artigos 17 a 20
Artigo 17º Comunicação do património arquivístico
  1. - É garantido o acesso à documentação conservada em arquivos públicos, salvas as limitações decorrentes dos imperativos de conservação das espécies, aplicando-se as restrições decorrentes da legislação geral e especial de acesso aos documentos administrativo.

  2. - São acessíveis os documentos que integrem dados nominativos:

    1. Desde que decorridos 30 anos sobre a data da morte das pessoas a que...

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